Spis treści:
Według badania przeprowadzonego przez serwis SuperJob na początku 2023 r. średni okres adaptacji Rosjan do nowej pracy wynosi 60 dni. Tylko 24% respondentów z powodzeniem adaptuje się w ciągu tygodnia. Dla 13% adaptacja trwa około trzech miesięcy, podczas gdy 17% respondentów wymaga znacznie dłuższego okresu – w najlepszym przypadku nawet sześciu miesięcy. W najgorszych przypadkach proces adaptacji może się przeciągać bez widocznych rezultatów.
W dużych firmach proces adaptacji pracowników nazywa się onboardingiem. Polega on na wprowadzeniu nowego pracownika do zespołu, stopniowym zapoznawaniu go z zadaniami służbowymi i wspieraniu go w pierwszych tygodniach, aby pomóc mu zaadaptować się do nowego środowiska. Wraz z rosnącą popularnością szkoleń peer-to-peer, onboarding stał się bardziej zróżnicowany. Uczestniczą w nim nie tylko menedżerowie HR i bezpośredni przełożeni, ale także inni pracownicy firmy. Pełnią oni rolę mentorów, kumpli lub trenerów, co przyczynia się do skuteczniejszej adaptacji nowych pracowników i budowania spójnego zespołu.
Podczas konferencji „Mentoring: Trendy na 2023 rok”, zorganizowanej przez iSpring, czołowi eksperci dyskutowali o skutecznych metodach wdrażania systemów mentoringu. Uczestnicy zapoznali się z aktualnymi trendami w mentoringu i otrzymali praktyczne rekomendacje dotyczące tworzenia skutecznego programu, który wspiera rozwój pracowników i awans zawodowy.
Role doświadczonych pracowników w procesie onboardingu nowych pracowników
Organizacje, które wdrożyły system mentoringu, często używają unikalnej terminologii do opisywania ról i procesów. Pomaga to w budowaniu jasności i zrozumienia wśród pracowników oraz ułatwia efektywne interakcje między mentorami a podopiecznymi. Dobrze ustrukturyzowany system nazewnictwa może zwiększyć atrakcyjność programu mentoringowego i przyciągnąć więcej uczestników.
W Sber mentorzy to doświadczeni pracownicy, którzy szkolą nowych pracowników pracujących na pierwszej linii i kontaktujących się z klientami. Ich głównym zadaniem jest przekazywanie wiedzy na temat typowych działań i procesów. Pracownicy dołączający do zaplecza nie potrzebują takiego szkolenia. Otrzymują oni „kumpla” – towarzysza-kolegę, który pomaga im się zaadaptować, wprowadza ich w kulturę organizacyjną i zapewnia wsparcie na początkowym etapie. Proces wdrażania menedżerów organizowany jest przez mentorów i trenerów, którzy pomagają rozwijać umiejętności zarządzania i pewność siebie w nowej roli.
Tytuł roli mentora może być różny, ale do jej treści należy podchodzić ze szczególną ostrożnością. Eksperci zalecają uwzględnienie kilku kluczowych czynników przy wyborze pracowników na to stanowisko. Po pierwsze, ważne jest, aby ocenić doświadczenie i wiedzę kandydata w danej dziedzinie, aby upewnić się, że potrafi on skutecznie dzielić się swoją wiedzą. Po drugie, należy zwrócić uwagę na umiejętności komunikacyjne, ponieważ mentor musi być w stanie przekazywać informacje i prowadzić dialog. Co więcej, inteligencja emocjonalna odgrywa istotną rolę, ponieważ mentor musi rozumieć potrzeby i motywacje podopiecznych. Wreszcie, należy wziąć pod uwagę zdolność mentora do dostosowywania się do różnych stylów uczenia się, aby zapewnić indywidualne podejście do każdego ucznia. Taka staranna selekcja pomoże stworzyć efektywny i produktywny program mentoringu.
- Chęć uczestnictwa w systemie onboardingu. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników handlu detalicznego lub obsługi klienta, mówi Asya Arakelyan, Kierownik ds. Szkoleń w Hansa. „Kluczowe jest, aby mentor rozumiał, dlaczego tego potrzebuje. W przypadku mentoringu kadry kierowniczej wyższego szczebla i specjalistów średniego szczebla sytuacja jest bardziej klarowna. Mentorzy rozumieją, dlaczego tego potrzebują i dostrzegają korzyści”. „Przeciętny personel sprzedaży nie rozumie, dlaczego powinien to robić” – mówi ekspert.
Podczas konferencji eksperci omówili czynniki motywujące pracowników do aktywnego udziału w życiu firmy. Udokumentowaliśmy ich pomysły i rekomendacje do wykorzystania w przyszłości.
- Mentorzy muszą być motywowani osobistym przykładem. System mentoringu powinien być zakorzeniony w kulturze firmy, mówi Yana Kizner, czołowa trenerka biznesowa w KazanExpress Corporate University. Menedżerowie i liderzy zespołów powinni demonstrować jego znaczenie osobistym przykładem i przekazywać jego wartość. W przeciwnym razie w zespole pojawi się opór: ludzie po prostu nie zrozumieją, dlaczego powinni inwestować czas i wysiłek w mentoring.
- Wstępne szkolenie mentorów i ich podopiecznych. Nawet jeśli pracownicy chętnie pomagają nowym pracownikom, najpierw muszą zostać odpowiednio przeszkoleni, mówi Maria Mirova, dyrektor Centrum Adaptacji, Mentoringu i Coachingu w Sber. Wyjaśnia, że szkolenie jest niezbędne zarówno dla mentorów, jak i ich podopiecznych. Obie strony powinny tak samo rozumieć istotę mentoringu i „zasady gry”.
Przerób tekst, uwzględniając SEO, zachowując główny temat i unikając zbędnych szczegółów. Zwróć uwagę na słowa kluczowe i frazy, które mogą zwiększyć widoczność w wyszukiwarkach. Upewnij się, że tekst jest uporządkowany, logiczny i łatwy do zrozumienia. Unikaj emotikonów i znaków specjalnych, a także sekcji numerowanych lub wypunktowanych.
Czytaj również:
Współcześni mentorzy muszą opanować kluczowe umiejętności, które pomogą im skutecznie komunikować się z podopiecznymi. Ważnym aspektem jest umiejętność zadawania pytań otwartych, które zachęcają do głębokiej analizy i autorefleksji. Mentorzy muszą być również przygotowani na dostosowywanie się do zmieniających się warunków i technologii, ponieważ współczesny świat wymaga elastyczności i innowacyjnego podejścia.
Ponadto mentorzy powinni rozwijać umiejętność aktywnego słuchania, która pozwoli im lepiej zrozumieć potrzeby i cele podopiecznych. Inteligencja emocjonalna również odgrywa kluczową rolę, ponieważ pomaga budować zaufanie i utrzymywać motywację.
Mentorzy muszą być na bieżąco z najnowszymi trendami w swojej dziedzinie i dążyć do ciągłego rozwoju, aby być pomocnymi i wartościowymi dla swoich podopiecznych. Ostatecznie ich zadaniem jest nie tylko przekazywanie wiedzy, ale także wspieranie rozwoju osobistego i zawodowego osób, z którymi pracują.
Irina Ronzhina, Dyrektor ds. HR w VkusVill, podzieliła się swoim doświadczeniem w organizacji naboru przyszłych mentorów. W firmie każdy pracownik ma możliwość spróbowania swoich sił na stanowisku starszego sprzedawcy lub mentora. Aby to zrobić, musi samodzielnie wybrać szkolenie na platformie iSpring, z której korzysta firma. Po ukończeniu kursu online pracownicy przechodzą test, a następnie część praktyczną. Takie podejście do naboru pozwala im ocenić swoje mocne strony i ustalić, czy są rzeczywiście gotowi do podjęcia nowych obowiązków.
Po ukończeniu szkolenia online i zdobyciu doświadczenia praktycznego przez mentora, zapraszamy go na szkolenie offline, które stanowi dodatkowy etap weryfikacji. W niektórych przypadkach zalecamy rezygnację z tej roli, ponieważ chęć pracownika do zostania mentorem musi być zgodna z jego możliwościami. Zazwyczaj nie musimy odsiewać kandydatów.
Przeczytaj również:
Wdrażanie pracowników: kluczowe kroki do udanego startu
Skuteczne wdrażanie pracowników to ważny etap, który wpływa na adaptację nowych pracowników i zwiększa ich produktywność. Aby zapewnić jak najsprawniejszy przebieg tego procesu, warto wcześniej rozważyć kilka ważnych kwestii.
Po pierwsze, przygotuj niezbędną dokumentację. Upewnij się, że wszystkie dokumenty wymagane do wdrożenia nowego pracownika są gotowe i dostępne. Pomoże to uniknąć opóźnień i stworzy pozytywne pierwsze wrażenie o firmie.
Po drugie, opracuj plan wdrożenia. Jasny plan pomoże nowemu pracownikowi zrozumieć swoje obowiązki i oczekiwania. Uwzględnij informacje o firmie, jej kulturze oraz harmonogram spotkań z kluczowymi współpracownikami i kierownictwem.
Po trzecie, zapewnij dostęp do zasobów szkoleniowych. Przygotuj materiały, które pomogą nowemu pracownikowi szybko się wdrożyć. Mogą to być podręczniki szkoleniowe, samouczki wideo lub instrukcje wewnętrzne. Posiadanie takich zasobów ułatwia szybsze włączenie się w proces pracy i zwiększa pewność siebie nowego pracownika.
Te trzy kroki pomogą zorganizować wysokiej jakości wdrożenie pracownika, co z kolei pozytywnie wpłynie na zaangażowanie i produktywność nowych pracowników.
Jak zintegrować mentoring z wdrożeniem i adaptacją
Stworzenie skutecznego systemu wdrożenia wymaga zwrócenia uwagi na kilka kluczowych aspektów. Eksperci zalecają przestrzeganie pewnych zaleceń, aby zapewnić pomyślną integrację nowych pracowników w firmie. Po pierwsze, ważne jest opracowanie ustrukturyzowanego procesu, który zawiera jasne kroki i zadania dla nowych pracowników. Pomoże im to szybciej zaadaptować się do środowiska pracy i zrozumieć swoje obowiązki.
Po drugie, należy skupić się na budowaniu pozytywnego wrażenia o firmie. Można to osiągnąć, wprowadzając nowych pracowników w kulturę, wartości i misję firmy. W ten sposób nowi pracownicy lepiej zrozumieją, jak ich rola wpisuje się w szerszy obraz.
Co więcej, ważne jest zapewnienie dostępu do niezbędnych zasobów i narzędzi, które pomogą nowym pracownikom w ich pracy. Regularna komunikacja i wsparcie ze strony menedżerów i współpracowników również odgrywają kluczową rolę w pomyślnym wdrożeniu.
Na koniec nie zapomnij o potrzebie zbierania opinii od nowych pracowników na temat procesu wdrażania. Pozwoli Ci to zidentyfikować słabe punkty i ulepszyć program dla przyszłych pracowników. Postępując zgodnie z tymi zaleceniami, możesz stworzyć skuteczny system wdrażania, który pomoże zwiększyć zaangażowanie i produktywność nowych pracowników.
- Rozważ metodologię. Prelegenci konferencyjni zalecają kompleksowe podejście i zdefiniowanie macierzy kompetencji mentora (czyli listy jego wiedzy, umiejętności i zdolności), kryteriów wyboru, wyników pracy i regulaminów.
Określenie obszarów odpowiedzialności jest kluczowym aspektem efektywnej pracy zespołowej. Ważne jest, aby jasno określić obowiązki mentorów i przełożonego nowego pracownika. Mentorzy odpowiadają za szkolenie i wdrażanie nowych pracowników, a także za ich rozwój zawodowy i wsparcie podczas przejścia na nowe stanowisko. Pomagają nowym pracownikom zrozumieć procesy pracy, wprowadzają ich w kulturę organizacyjną i zapewniają niezbędne zasoby do pomyślnego wykonywania zadań. Przełożony z kolei odpowiada za ogólną organizację pracy, wyznaczanie celów i ocenę wyników. Jasne zrozumienie tych ról ułatwia skuteczniejszą integrację nowych osób z zespołem i poprawia ogólną produktywność firmy.
- Opisz, w jaki sposób projekt będzie wdrażany i promowany. Sukces całego systemu mentoringu w dużej mierze zależy od awansu, dlatego warto zwrócić na to szczególną uwagę. „Ważne jest, aby zaplanować, którzy menedżerowie będą wspierać nowego pracownika, czy będą dawać przykład i gdzie będą mówić o tym, jak firma ceni osoby pełniące tę funkcję” – mówi Maria Mirova.
- Sformułuj kryteria doboru partnerów. Prelegenci podkreślają ten punkt jako szczególnie ważny. Dotyczy on jednak bardziej partnerów niż mentorów i trenerów na miejscu. Niezależnie od punktu widzenia, chemia osobista odgrywa ogromną rolę w relacjach międzyludzkich, a to, jak przebiega zapoznanie się nowego pracownika z partnerem, w dużym stopniu wpływa na to, czy ta chemia się rozwinie. Staranne zaplanowanie spotkania, a nie pozostawienie go przypadkowi, pomoże w nawiązaniu dobrych relacji. „Bardzo ważne jest, aby osoba, para – mentor i podopieczny – wypracowała chemię. Ta chemia, z reguły, pojawia się już w pierwszej chwili interakcji. Dla nas, jako organizatorów, ważne jest modelowanie, planowanie i wspieranie tej chemii” – podkreśla Maria Mirova.
- Udzielaj jasnych instrukcji. Ta zasada jest istotna zarówno dla partnerów, jak i dla tych, którzy szkolą nowicjuszy na miejscu: im lepiej pracownicy rozumieją swoją rolę i zadania, tym lepiej sobie z nimi poradzą. Asya Arakelyan radzi jasno określić, czego dokładnie mentor powinien nauczyć podopiecznego i w jakich ramach czasowych, aby można było w każdej chwili odwołać się do tego protokołu lub listy kontrolnej. W przeciwnym razie, bez zrozumienia zakresu swoich zadań, pracownik będzie zmuszony improwizować według własnego uznania.
- Zorganizuj wsparcie techniczne. Asya Arakelyan jest przekonana, że im wygodniejszy będzie proces dla wszystkich uczestników, tym lepiej dla firmy. Dlatego właśnie przyjazna dla użytkownika platforma internetowa jest niezbędna do wdrożenia i adaptacji, uważa. Do platformy można również dodać plan adaptacji, który identyfikuje nie tylko mentora, ale także konkretnych pracowników, z którymi należy się kontaktować na każdym etapie lub przy otrzymywaniu nowego zadania.
- Monitoruj proces i wyniki. Oczywiście monitorowanie nie zawsze jest konieczne: jeśli mentor lub towarzysz jest naprawdę zaangażowany w pomoc, a jego zadaniem jest jedynie zapewnienie wsparcia moralnego nowicjuszowi, nie ma sensu ścisłe monitorowanie jego pracy. Jednak pozostawianie spraw przypadkowi nie jest idealnym rozwiązaniem. Jeśli jednak mentor musi nauczyć nowicjusza ważnych procedur pracy, monitorowanie jest szczególnie konieczne.
Monitorowanie procesu jest ważne dla terminowych korekt i identyfikacji niedociągnięć. Według Yany Kizner, po sześciu miesiącach może być niejasne, co dzieje się z mentorami: czy nadal są aktualni i czy rozumieją, czego powinni uczyć. Dlatego konieczne jest opracowanie jasnego systemu, który zapewni stałą aktualizację wiedzy i umiejętności mentorów.
Brak nadzoru podczas procesu mentoringu może mieć poważne konsekwencje dla firmy. Mentor i pracownik mogą się zbliżyć, nawiązać przyjacielską relację i odkryć wiele wspólnych zainteresowań. W rezultacie mogą zacząć działać niezgodnie z zasadami działu szkoleń i istotą procesu mentoringu. Podkreśla to wagę jasnego nadzoru i wdrażania strategii mających na celu utrzymanie granic zawodowych w relacji mentor-podopieczny.
Maria Mirova podzieliła się informacjami na temat procesu wdrażania w firmie Sber. W pierwszym dniu pracy nowy pracownik otrzymuje w wewnętrznym systemie firmy zadanie przydzielenia mentora (tzw. „kumpla”). Kumpel jest wybierany z listy pracowników poszczególnych działów na podstawie określonych kryteriów, takich jak staż pracy w firmie i ocena wyników. Po wybraniu, mentor otrzymuje powiadomienie o mianowaniu nowego mentora wraz z listą kontrolną i linkiem do strony docelowej zawierającej informacje o jego roli, obowiązkach i innych aspektach procesu mentoringu. Skuteczne wdrożenie w Sber ułatwia szybką adaptację nowych pracowników i zwiększa ich produktywność.
W naszej firmie nowi pracownicy mają możliwość przydzielenia kilku opiekunów. Jeden z nich zapozna ich z zespołem, procesami pracy i współpracownikami, a drugi, na przykład „technologiczny” opiekun ze społeczności Data Science, podzieli się ich doświadczeniem i specyfiką pracy. Jest to szczególnie ważne dla pracowników pracujących zdalnie, ponieważ mogą mieć jednego opiekuna w zespole, a drugiego w swojej lokalizacji zdalnej. Praktyka ta jest aktywnie stosowana przez menedżerów, aby ułatwić adaptację nowych pracowników.
Dlaczego nie należy przeceniać roli mentorów
Mentorzy odgrywają ważną rolę w szkoleniu nowych pracowników, ale ich możliwości są ograniczone. Nie powinni ponosić pełnej odpowiedzialności za wdrożenie i szkolenie, ani przejmować zadań, które powinny być wykonywane przez ich bezpośredniego przełożonego. Skuteczna komunikacja między mentorem a menedżerem jest kluczem do skutecznego wdrożenia nowego pracownika w zespole, podkreśla Yana Kizner.
Czytanie jest ważnym aspektem naszego życia. Nie tylko rozwija myślenie, ale także wzbogaca słownictwo i poszerza horyzonty. W dzisiejszym świecie, gdzie informacje są dostępne w dużych ilościach, ważne jest, aby zwracać uwagę na źródła wysokiej jakości. Książki, artykuły i badania naukowe mogą stać się niezawodnymi towarzyszami na drodze edukacji. Regularne czytanie pomaga poprawić koncentrację i umiejętności analityczne, co jest szczególnie ważne w dynamicznie zmieniającym się przepływie informacji. Wybieraj literaturę, która odpowiada Twoim zainteresowaniom i celom, i nie zapomnij dzielić się swoimi odkryciami z innymi. Czytanie to klucz do nowej wiedzy i możliwości.
- Odwrotny mentoring: Jak młodsi specjaliści uczą starszych
- Jak stworzyć inspirujące środowisko uczenia się w swojej firmie: Wskazówki i studia przypadków
- Jak znaleźć, rozwijać i motywować ekspertów w swojej firmie